เมื่อพูดถึงตำแหน่งเลขานุการบริษัทหรือที่เรียกว่า COMSEC (Company Secretary หรือ Corporate Secretary) หลายคนอาจจะนึกถึงแค่การจัดประชุมผู้ถือหุ้นหรือการบันทึกการประชุมต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในบริษัท แต่ในความเป็นจริงแล้ว หน้าที่ของ COMSEC ยิ่งใหญ่และมีความสำคัญกว่าที่หลายคนเข้าใจเสียอีก การทำงานของ COMSEC นั้นเกี่ยวข้องกับการดูแลกิจกรรมหลายด้านในบริษัท ทั้งเรื่องการบริหารจัดการภายในและการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายที่สำคัญในระดับองค์กร

1. งานเลขานุการบริษัทไม่ใช่แค่การจัดประชุม!

หนึ่งในหน้าที่หลักของ COMSEC คือการจัดการประชุมกรรมการบริษัท ซึ่งไม่เพียงแค่การจัดสถานที่หรือส่งจดหมายเชิญ แต่ยังต้องรับผิดชอบในการจัดเตรียมวาระการประชุม ทำการบันทึกการประชุม และทำการติดตามการดำเนินการต่างๆ ที่ตกลงกันในที่ประชุม นอกจากนี้ COMSEC ยังต้องดูแลเรื่องการจัดประชุมผู้ถือหุ้น ซึ่งมีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าการประชุมกรรมการ เพราะต้องทำให้การตัดสินใจในที่ประชุมเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายและนโยบายของบริษัท

การจัดการประชุมเหล่านี้ไม่ใช่เพียงแค่การบันทึกการพูดคุยและลงมติ แต่ยังต้องใส่ใจในการทำให้ทุกขั้นตอนของการประชุมสอดคล้องกับกฎหมาย ซึ่งจะช่วยให้บริษัทสามารถหลีกเลี่ยงข้อพิพาททางกฎหมายหรือข้อกล่าวหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

2. การดูแลการเปลี่ยนแปลงกรรมการและการจดทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจ

อีกหน้าที่ที่ COMSEC ต้องรับผิดชอบคือการจัดการการเปลี่ยนแปลงกรรมการบริษัท ซึ่งอาจจะเกิดขึ้นจากหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็นการลาออกของกรรมการ การโยกย้ายไปอยู่ในตำแหน่งอื่น หรือการแต่งตั้งกรรมการใหม่ หรือการออกจากตำแหน่งกรรมการตามวาระ ดังนั้น COMSEC จะต้องติดตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ และดำเนินการจดทะเบียนการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ซึ่งเป็นกระบวนการที่ต้องทำให้ถูกต้องตามระเบียบและเวลาที่กำหนด

การไม่ดำเนินการในขั้นตอนนี้ให้เรียบร้อยอาจนำไปสู่ผลกระทบทางกฎหมาย เช่น การขาดการรับรองจากหน่วยงานกำกับดูแล หรืออาจสร้างปัญหาด้านความน่าเชื่อถือของบริษัท

3. COMSEC ที่จบกฎหมาย อาจทำงานได้ลึกกว่า และรอบรู้กว่า

การทำงานในตำแหน่ง COMSEC นั้นต้องมีความเข้าใจในเรื่องกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ อย่างละเอียด การเรียนรู้เกี่ยวกับ compliance เช่น แนวทางการปฏิบัติตามข้อกำหนดของตลาดหลักทรัพย์ หรือการรับรองจากสำนักงาน ก.ล.ต. (สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์) นั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง

ในกรณีที่ COMSEC ได้รับการฝึกฝนหรือจบการศึกษาด้านกฎหมาย การทำงานในตำแหน่งนี้จะมีความลึกซึ้งมากขึ้น โดยเฉพาะเมื่อเกี่ยวข้องกับการจัดการเรื่องกฎหมายบริษัท เช่น การพิจารณาการปฏิบัติตามข้อกำหนดของตลาดหลักทรัพย์ และการตรวจสอบให้แน่ใจว่า การดำเนินงานทุกอย่างของบริษัทไม่ขัดต่อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง การที่ COMSEC มีพื้นฐานทางกฎหมายจะช่วยให้สามารถให้คำแนะนำและตัดสินใจในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับข้อบังคับต่างๆ ได้ดีกว่า ซึ่งส่งผลดีต่อการป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

4. การตรวจสอบ Compliance ที่ไม่ควรมองข้าม

สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันในหน้าที่ของ COMSEC คือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ทั้งในแง่ของการรายงานข้อมูลทางการเงิน การปฏิบัติตามข้อกำหนดของตลาดหลักทรัพย์ รวมถึงการปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมกิจกรรมทางธุรกิจ ซึ่งทุกๆ ขั้นตอนเหล่านี้ COMSEC ต้องสามารถแนะนำกรรมการและผู้บริหารให้ดำเนินการได้อย่างถูกต้องและครบถ้วน

กล่าวโดยสรุปแล้ว งานเลขานุการบริษัทหรือ COMSEC ถือเป็นหนึ่งในตำแหน่งที่มีความสำคัญต่อการดำเนินงานของบริษัท การทำหน้าที่ในตำแหน่งนี้ไม่เพียงแค่จัดการประชุมผู้ถือหุ้นหรือบันทึกการประชุม แต่ยังรวมไปถึงการดูแลการเปลี่ยนแปลงกรรมการบริษัท การติดตาม compliance และการแนะนำทางกฎหมายแก่ผู้บริหารและคณะกรรมการ บริษัทที่มี COMSEC ที่มีพื้นฐานด้านกฎหมายจะสามารถบริหารจัดการความเสี่ยงทางกฎหมายได้ดีกว่าและสร้างความมั่นใจให้กับนักลงทุนและหน่วยงานกำกับดูแลว่าบริษัทดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้องตามกฎหมาย ถ้าคุณกำลังมองหาตำแหน่งนี้ในองค์กร การเข้าใจบทบาทของ COMSEC อย่างแท้จริงจะทำให้คุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและนำพาบริษัทไปสู่ความสำเร็จที่ยั่งยืนครับ

ไกรวัล ศรีประทักษ์

เว็บไซต์: library-lantern.com

FB เพจ: The library

Your reference library