ในยุคที่ทุกอย่างต้องเร่งรีบและสะดวกสบาย การปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ อาจถูกมองว่าเป็นอุปสรรคที่ทำให้กระบวนการธุรกิจช้าลงและยุ่งยากเกินไป โดยเฉพาะในบริษัทนิติบุคคลที่มีการดำเนินการรวดเร็วและมีขั้นตอนมากมายในการดำเนินงาน แต่ทว่าความสะดวกสบายในบางครั้งกลับนำมาซึ่งความเสี่ยงที่ไม่ควรมองข้าม

หนึ่งในแนวทางที่พบได้บ่อยในบริษัทจำกัดในประเทศไทยคือการใช้วิธี “paper meeting” หรือการจัดทำรายงานการประชุมที่ไม่ได้เกิดขึ้นจริง เพียงเพื่อให้สามารถตอบสนองข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง เช่น การเปิดบัญชีธนาคาร หรือการยื่นเอกสารให้หน่วยงานราชการตามที่ต้องการ โดยไม่ต้องจัดประชุมจริงๆ และไม่ต้องมีการลงมติจากผู้ถือหุ้นในความเป็นจริง

ฟังดูอาจจะสะดวกและรวดเร็ว แต่ การใช้วิธีนี้ถือว่าเสี่ยงอย่างยิ่ง การประชุมผู้ถือหุ้นนั้นเป็นกระบวนการสำคัญที่ต้องดำเนินการตามกฎหมาย ซึ่งโดยหลักการแล้วต้องมีการประชุมจริง ๆ และมีการลงมติจากผู้ถือหุ้นที่เข้าร่วมประชุม หากข้ามขั้นตอนนี้ไป ก็อาจจะมีผลต่อการรับรองความถูกต้องของการตัดสินใจ หรือแม้แต่การถูกตรวจสอบจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในภายหลัง

การใช้ “paper meeting” แม้จะเป็นการจัดทำเอกสารขึ้นมาเพื่อตอบสนองข้อกำหนดในบางกรณี แต่ในทางปฏิบัติแล้ว ถือเป็นการละเมิดกฎหมาย เพราะไม่มีการดำเนินการจริงตามที่กฎหมายกำหนด และหากมีการตรวจสอบหรือเกิดข้อพิพาทในอนาคต การใช้เอกสารดังกล่าวก็จะไม่มีความน่าเชื่อถือในทางกฎหมาย ซึ่งอาจนำไปสู่การถูกฟ้องร้องหรือถูกเพิกถอนการตัดสินใจที่เกิดขึ้นจากการประชุมที่ไม่เป็นไปตามกฎหมาย

แนวทางปฏิบัติที่ควรเป็น ก็คือ การจัดประชุมผู้ถือหุ้นอย่างถูกต้องตามกฎหมาย และการลงมติจริงในทุกกรณี แม้จะเป็นเรื่องที่ยุ่งยากในบางครั้ง แต่การดำเนินการตามขั้นตอนกฎหมายอย่างถูกต้องจะช่วยให้บริษัทมั่นใจได้ว่าการตัดสินใจทั้งหมดมีความถูกต้องและไม่เกิดปัญหาภายหลัง ยิ่งไปกว่านั้นยังช่วยเสริมสร้างความน่าเชื่อถือและการทำธุรกิจที่มีความโปร่งใส

สรุปแล้ว การเลือกใช้ “paper meeting” เป็นทางลัดเพื่อความสะดวก อาจดูเหมือนเป็นการแก้ปัญหาที่ดีในระยะสั้น แต่ระยะยาวกลับอาจส่งผลร้ายแรงมากกว่าที่คิด ไม่ว่าจะเป็นในด้านกฎหมายหรือความเชื่อมั่นจากภายนอก ดังนั้น สิ่งสำคัญที่สุดคือการปฏิบัติตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด เพื่อให้ทุกการตัดสินใจของบริษัทสามารถยืนหยัดได้อย่างมั่นคงในทางกฎหมายและสร้างความน่าเชื่อถือในระยะยาวและในบริษัทของคุณล่ะ? เคยใช้วิธี “paper meeting” หรือไม่? พร้อมหรือยังที่จะรับความเสี่ยงที่มาพร้อมกับมัน?

หนิง นันทิชา