การตรวจสอบ สมาคม ที่คุณจะทำธุรกรรมด้วย มีตัวตนจริงหรือไม่ ตรวจสอบอย่างไรคะ?

ในยุคที่องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรเติบโตอย่างรวดเร็ว การทำธุรกรรมกับสมาคมต่างๆ กลายเป็นเรื่องปกติธรรมดาไปแล้วค่ะ ไม่ว่าจะเป็นการบริจาค ร่วมกิจกรรม หรือทำสัญญาทางธุรกิจ แต่คุณผู้อ่านเคยสงสัยไหมคะว่า สมาคมที่เรากำลังติดต่อด้วยนั้น มีการจดทะเบียนถูกต้องตามกฎหมายไหม?

คำถามนี้ไม่ใช่เรื่องเล็กน้อย เพราะในปัจจุบันมีกรณีที่มีผู้ใช้ชื่อสมาคมปลอมหลอกลวง หรือแม้แต่สมาคมที่เคยมีอยู่จริงแต่ถูกเพิกถอนการจดทะเบียนไปแล้ว ยังคงดำเนินกิจการต่อไป วันนี้เรามาทำความเข้าใจกันว่า ระบบการจดทะเบียนสมาคมในประเทศไทยทำงานอย่างไร และเราจะตรวจสอบความน่าเชื่อถือได้อย่างไร

รู้จักระบบสมาคมในประเทศไทยก่อน จะได้ไม่งง

ประเทศไทยมีการจัดประเภทสมาคมอย่างชัดเจนตามกฎหมายที่ใช้บังคับ โดยแบ่งออกได้หลายประเภท นับรวม ๆ น่าจะประมาณ 6-7 ประเภทหลัก ๆ  โดยแต่ละประเภทมีหน่วยงานดูแลต่างกันนะคะ

สมาคมการค้าอยู่ภายใต้การกำกับของกรมการค้าภายใน กระทรวงพาณิชย์ มุ่งเน้นไปที่การส่งเสริมผู้ประกอบธุรกิจในสาขาต่างๆ เช่น อุตสาหกรรม การเงิน หรือเกษตรกรรม โดยไม่มีจุดประสงค์เพื่อแบ่งปันผลกำไร

สมาคมฌาปนกิจสงเคราะห์ที่เราอาจคุ้นเคยกันดี อยู่ในความรับผิดชอบของสำนักงานกิจการสตรีและสถาบันครอบครัว มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยเหลือสมาชิกในกรณีที่มีผู้เสียชีวิต

นอกจากนี้ยังมี สมาคมนายจ้าง และ สมาคมพนักงานรัฐวิสาหกิจที่กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานดูแล  สมาคมกีฬาภายใต้การกีฬาแห่งประเทศไทย  และที่สำคัญคือ สมาคมทั่วไปที่ไม่อยู่ในประเภทเฉพาะเจาะจง จะอยู่ภายใต้การดูแลของกรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย ซึ่งใช้หลักเกณฑ์ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์

จุดเริ่มต้นของการตรวจสอบ คือ การรู้ว่าเป็นสมาคมประเภทไหน

ก่อนที่เราจะทำธุรกรรมใดๆ กับสมาคม สิ่งแรกที่ควรทำคือหาข้อมูลว่าสมาคมนั้นอยู่ในประเภทใด เพราะแต่ละประเภทจะมีนายทะเบียนที่แตกต่างกัน การรู้ว่าต้องไปเช็กที่หน่วยงานไหนจะช่วยประหยัดเวลาและความยุ่งยากได้มาก

ตัวอย่างเช่น หากสมาคมนั้นอ้างว่าเป็นสมาคมการค้า  เราควรติดต่อสอบถามไปที่กรมการค้าภายใน หรือหากเป็นสมาคมทั่วไป ก็ควรสอบถามไปที่สำนักงานเขตในพื้นที่ที่สมาคมตั้งสำนักงาน หรือกรมการปกครองโดยตรง

เอกสารสำคัญที่บอกว่าสมาคมมีตัวตนจริง

สมาคมที่ถูกต้องตามกฎหมายจะต้องมีใบสำคัญแสดงการจดทะเบียน ซึ่งออกโดยนายทะเบียนสมาคม เอกสารนี้จะระบุรายละเอียดสำคัญ เช่น ชื่อสมาคม ที่ตั้งสำนักงาน วัตถุประสงค์ และรายชื่อคณะกรรมการ

อย่างไรก็ตาม การมีเอกสารเพียงอย่างเดียวยังไม่เพียงพอ เพราะอาจมีการปลอมแปลง  ดังนั้น สิ่งที่เราควรทำ คือ การขอดูต้นฉบับหรือสำเนาที่มีตราประทับจากหน่วยงานราชการ และที่สำคัญ คือ ควรโทรศัพท์ไปยืนยันกับหน่วยงานที่ออกเอกสารให้ด้วย

คณะกรรมการสมาคม คือ กุญแจสำคัญในการตรวจสอบ

ข้อมูลเกี่ยวกับคณะกรรมการของสมาคมเป็นอีกหนึ่งจุดที่ต้องให้ความสนใจ กฎหมายกำหนดให้นายทะเบียนมีอำนาจในการพิจารณาคุณสมบัติของผู้ที่จะเป็นกรรมการสมาคม โดยหากพบว่ามีฐานะหรือความประพฤติไม่เหมาะสม นายทะเบียนสามารถปฏิเสธการจดทะเบียนได้

เคยมีกรณีของสมาคมหนึ่ง ซึ่งนายทะเบียนเคยไม่รับจดทะเบียนกรรมการบางรายเพราะพบว่ามีพฤติการณ์ที่อาจไม่เหมาะสมกับการดำรงตำแหน่ง แม้ว่าในที่สุดเรื่องนี้จะผ่านกระบวนการอุทธรณ์และได้ข้อยุติไปแล้ว แต่ก็แสดงให้เห็นว่าระบบมีการตรวจสอบอย่างจริงจัง

การที่เราขอดูข้อมูลคณะกรรมการจากสมาคม รวมถึงตรวจสอบว่ามีการเปลี่ยนแปลงกรรมการล่าสุดเมื่อใด และได้จดทะเบียนการเปลี่ยนแปลงนั้นแล้วหรือไม่ เป็นสิ่งที่เราควรทำก่อนตัดสินใจทำธุรกรรมที่สำคัญ

วิธีการตรวจสอบที่ทำได้เอง

ขั้นตอนที่หนึ่ง ขอดูเอกสารการจดทะเบียนของสมาคม ตรวจสอบว่ามีหมายเลขทะเบียนที่ชัดเจนหรือไม่ เอกสารมีตราประทับราชการหรือไม่ และระบุนายทะเบียนที่ออกเอกสารให้หรือไม่

ขั้นตอนที่สอง สอบถามไปที่หน่วยงานที่เป็นนายทะเบียน ซึ่งเราสามารถโทรศัพท์หรือไปติดต่อด้วยตนเอง โดยนำหมายเลขทะเบียนหรือชื่อสมาคมไปสอบถาม ในกรุงเทพมหานคร  เราสามารถสอบถามได้ที่กรมการปกครอง ส่วนต่างจังหวัดให้สอบถามที่สำนักงานจังหวัด

ขั้นตอนที่สาม ตรวจสอบข้อบังคับของสมาคม ดูว่าวัตถุประสงค์ที่ระบุไว้สอดคล้องกับกิจกรรมที่สมาคมดำเนินการจริงหรือไม่ หากพบความแตกต่างอย่างเห็นได้ชัด อาจเป็นสัญญาณเตือน

ขั้นตอนที่สี่ ขอดูรายงานการเงินและรายงานประจำปี สมาคมที่ดำเนินการอย่างโปร่งใสมักจะมีเอกสารเหล่านี้ไว้แสดงต่อสมาชิกและบุคคลภายนอกที่สนใจ

สัญญาณเตือนที่ควรระวัง

มีสัญญาณบางอย่างที่บอกได้ว่าสมาคมนั้นอาจมีปัญหา เช่น ไม่ยอมแสดงเอกสารการจดทะเบียน อ้างว่าเอกสารหาย หรือให้เหตุผลคลุมเครือ การเร่งรีบให้ตัดสินใจโดยไม่ให้เวลาตรวจสอบข้อมูล หรือไม่มีที่ตั้งสำนักงานที่ชัดเจน

นอกจากนี้ หากสมาคมอ้างว่าเป็นสาขาของสมาคมระดับนานาชาติ  เราควรตรวจสอบเพิ่มเติมว่าองค์กรแม่ยอมรับและรับทราบการดำเนินงานของสาขาในประเทศไทยหรือไม่

ผลจากการไม่ตรวจสอบ

หากคุณทำธุรกรรมกับสมาคมที่ไม่ได้รับการจดทะเบียนหรือถูกเพิกถอนไปแล้ว เราอาจเจอปัญหาตามมาได้มากมาย เช่น เงินบริจาคไม่สามารถนำไปหักลดหย่อนภาษีได้ สัญญาที่ทำไว้อาจไม่มีผลผูกพันตามกฎหมาย หรือแม้แต่ถูกมองว่าเป็นผู้สนับสนุนองค์กรที่ดำเนินการผิดกฎหมาย

ฝากทิ้งท้ายจากชอุ่ม

การตรวจสอบความน่าเชื่อถือของสมาคมก่อนทำธุรกรรมไม่ใช่เรื่องยุ่งยากหรือเสียเวลาเกินไป แต่เป็นการปกป้องตัวเองจากความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้

จำไว้ว่า สมาคมที่ถูกต้องตามกฎหมายจะไม่กลัวการตรวจสอบ และมักจะพร้อมให้ข้อมูลอย่างเปิดเผย หากสมาคมใดแสดงท่าทีไม่พร้อมให้ความร่วมมือ นั่นก็อาจเป็นสัญญาณว่าเราควรหยุดและคิดใหม่

ในยุคที่การฉ้อโกงมีรูปแบบที่ซับซ้อนขึ้น การใช้เวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมงในการตรวจสอบข้อมูล อาจช่วยป้องกันความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นได้เป็นอย่างดี ความระมัดระวังไม่เคยเกินไปเลยในโลกธุรกิจและการทำความดีในปัจจุบัน

ชอุ่ม รัตติยากร

Lanternshire Library of Commerce (LLC)

ขอขอบคุณข้อมูลอ้างอิง:  บทความเรื่อง “การบังคับใช้กฎหมายเกี่ยวกับสมาคมในการรักษาความสงบเรียบร้อยและความมั่นคงภายใน”  คุณปรณต สุวรรณมาลา ผู้ตรวจราชการกรมการปกครอง